Fallstudie: SaaS-Vertriebsrolle in 2,5 Wochen besetzt – nach einem Vierteljahr Eigensuche
Ein SaaS-Unternehmen im Bereich Business Travel hatte drei Monate lang intern gesucht, Stellenanzeigen geschaltet und hunderte Bewerbungen gesichtet – ohne einen einzigen passenden Kandidaten zu finden. Das Problem lag nicht am Markt. Es lag am falschen Jobtitel, einem zu breiten Anforderungsprofil und dem vollständigen Verzicht auf aktives Sourcing. Saleshead besetzte die Rolle nach Mandatsbeginn in 2,5 Wochen – mit drei qualifizierten Kandidaten innerhalb der ersten sechs Tage.
Die Ausgangslage: Drei Monate Suche, keine passenden Kandidaten
Das Unternehmen ist ein wachsendes SaaS in der Business-Travel-Branche mit einem klar definierten Zielkundensegment im B2B-Mittelstand. Die zu besetzende Rolle war im Stellentitel als "Account Executive" ausgeschrieben – was technisch nicht falsch, aber strategisch fatal war. Denn der Hiring Manager erwartete kein AE-Profil im klassischen Sinne, sondern einen Full Cycle Sales Manager: jemanden, der nicht nur Inbound-Leads zu Abschlüssen führt, sondern eigenständig proaktiert, Kontakte kalt öffnet und seinen eigenen Pipeline-Aufbau verantwortet. Das ist ein fundamental anderes Profil mit anderem Arbeitsrhythmus, anderem Mindset und anderen Gehaltserwartungen. Der Effekt des falschen Titels war vorhersehbar: Die Anzeige zog viele klassische AE-Bewerber an, die Inbound-Pipeline-Arbeit gewohnt sind und Outbound als Zusatz sehen. Die Full-Cycle-Spezialisten, die der Hiring Manager wollte – Menschen mit Hunter-DNA, SaaS-Hintergrund und Erfahrung bei relevanten Marktbegleitern – bewarben sich kaum. Das Profil sprach sie nicht an. Hinzu kam: Die Stellenanzeige war zu breit formuliert. Keine konkreten Must-haves, keine Nennung spezifischer Branchen oder Produkterfahrungen, kein klares Bild der Rolle. Das signalisiert erfahrenen Kandidaten, dass das Unternehmen selbst noch nicht weiß, wen es sucht – und erzeugt entsprechend wenig Vertrauen. Starke Kandidaten bewerben sich nicht auf Anzeigen, die nach Beliebigkeit klingen.
Was Saleshead als erstes gemacht hat – und warum
Das erste Gespräch nach Mandatsbeginn war kein Sourcing-Gespräch, sondern ein Profil-Gespräch. Wir haben den Hiring Manager zwei Stunden lang befragt: Was macht diese Person in Woche eins? Was ist in 90 Tagen der wichtigste messbare Erfolg? Welche konkreten Erfahrungen – Unternehmen, Produkttypen, Vertriebsbewegungen – machen einen Kandidaten sofort qualifiziert? Was ist wirklich Must-have und was ist Wunschdenken? Das Ergebnis war ein scharf konturiertes Profil, das sich von der ursprünglichen Stellenausschreibung stark unterschied. Must-haves: nachgewiesene SaaS-Erfahrung, Hintergrund bei einem Marktbegleiter oder einem Unternehmen mit ähnlichem Vertriebsmodell im Business-Travel- oder HR-Tech-Umfeld, belegte Outbound-Stärke und ein OTE-Erwartung im marktgerechten Band. Aus diesem Profil haben wir dann als nächsten Schritt eine Target-Liste erstellt: welche Unternehmen in der DACH-Region kommen als Herkunftsarbeitgeber für passende Kandidaten in Frage? Diese Liste umfasste rund 40 Unternehmen – Travel-Management-Plattformen, HR-Tech-SaaS, Expense-Management-Tools und verwandte Segmente. Daraus entstanden konkrete Namen, nicht abstrakte Suchanfragen. Gleichzeitig haben wir unser bestehendes Netzwerk in der DACH-SaaS-Community aktiviert. Sales-Profile kennen Sales-Profile. Wer gut ist, empfiehlt ungern schlechte Kandidaten – weil das auf die eigene Reputation zurückfällt. Über diesen Empfehlungskanal kamen innerhalb der ersten 48 Stunden zwei starke Hinweise auf Profile, die wir danach direkt angesprochen haben.
Prozessmanagement: Warum die Besetzung in 2,5 Wochen klappte
Schnelle Besetzungen scheitern fast nie an der Kandidatensuche – sie scheitern am internen Prozess. Zu langsame Feedback-Schleifen, unklare Entscheidungsstrukturen und Angebote, die Tage nach dem finalen Gespräch auf sich warten lassen, kosten regelmäßig die besten Kandidaten. Deshalb haben wir zu Mandatsbeginn mit dem Kunden explizit die Prozessparameter festgehalten: Wie schnell kann nach einem Kandidaten-Briefing ein erstes Interview stattfinden? Wer ist entscheidungsbefugt für das Vertragsangebot? In welchem Zeitfenster nach dem finalen Gespräch kann das Angebot rausgehen? Diese Fragen klingen banal – aber ihre Beantwortung im Voraus ist der Unterschied zwischen einem reibungslosen und einem stockenden Prozess. Das Ergebnis: Sechs Tage nach Mandatsbeginn hatten wir drei qualifizierte Kandidaten vorgestellt. Alle drei waren vorsondiert, alle drei hatten SaaS-Hintergrund mit relevantem Marktbegleiter-Erfahrung, alle drei waren für das Gehaltsniveau des Angebots offen. Der Kunde hatte innerhalb einer Woche Erstgespräche geführt, das Feedback war klar und die Entscheidung fiel schnell. 2,5 Wochen nach Mandatsbeginn war der Vertrag unterzeichnet. Das Honorar betrug 36.000 Euro. Die Vakanzkosten des vorangegangenen Vierteljahres – entgangene Pipeline, verpasste Deals, Teambelastung – lagen deutlich darüber.
Was hat der Kunde aus diesem Mandat gelernt?
Die wichtigste Erkenntnis war, dass ein exaktes Anforderungsprofil die Grundlage für alles ist. Nicht als HR-Dokument, sondern als operative Entscheidungsgrundlage: Was ist Must-have, was ist Nice-to-have, und warum? Wenn das intern klar ist, werden Interviews effizienter, Entscheidungen schneller und Absagen weniger schmerzhaft. Das Unternehmen hat seitdem für neue Sales-Rollen einen eigenen kurzen Profil-Workshop als ersten Schritt etabliert.
Was hat Saleshead aus dieser Besetzung mitgenommen?
Dass der erste Fehler im Sales-Recruiting fast immer der Jobtitel ist. Ein zu generischer Titel zieht die falsche Zielgruppe an und schreckt die richtige ab – bevor ein einziger Mensch die Anzeige zu Ende gelesen hat. Dieser Fehler kostet Wochen, manchmal Monate. Wir beginnen jetzt bei jedem Mandat damit, den Jobtitel selbst kritisch zu hinterfragen.
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